Instituído em fevereiro desse ano, pela portaria do Gabinete do Reitor nº 6.503, o grupo tem a missão de estudar e propor medidas para a reestruturação do sistema de tramitação de convênios na Universidade, com base na racionalização e na simplificação de procedimentos e documentos. Para a coordenadora do grupo, a superintendente jurídica Maria Paula Dallari Bucci, “a reestruturação do sistema é muito importante para o fortalecimento da relação da Universidade com a sociedade, à medida que torna o processo de tramitação mais eficiente e transparente, agilizando e facilitando a atuação da USP em atividades como a elaboração de políticas públicas, por exemplo”. O relatório elaborado ao final da primeira etapa dos trabalhos expõe os principais problemas identificados pelo grupo no procedimento atual, como o excesso de instâncias de aprovação e a aprovação ad referendum, isto é, a aprovação prévia pelo chefe do colegiado, para posterior aprovação de seus membros – o que acaba ocorrendo por mera formalidade. Outra causa da morosidade é a organização do fluxo de análises técnicas de maneira sequencial. A cada nova proposta de alteração ao projeto original, o documento retorna ao início do processo e o fluxo é repetido. Também foram mencionadas a dificuldade na obtenção de relatórios e informações de acompanhamento sobre os convênios vigentes e a ausência de estimativa de tempo para cada etapa do procedimento. Para superar os problemas apontados, o grupo sugere uma série de medidas que deverão simplificar e abreviar a tramitação. A adoção de uma taxonomia dos convênios, que classifica os diferentes tipos de instrumentos de cooperação, por exemplo, definirá o fluxo que o documento deverá seguir, isto é, a competência das instâncias de aprovação de mérito e análises técnicas necessárias, e permitirá o uso de minutas pré-aprovadas. Outra medida proposta é a reordenação das competências de apreciação dos convênios, que possuem duas funções básicas: a análise técnica e o exame de mérito, atribuído aos órgãos colegiados. Quanto às análises técnicas, a recomendação é de que elas sejam realizadas de forma paralela e não mais sucessiva, além disso, deve ser dispensada a atuação de órgãos técnicos sem pertinência com o objeto do convênio. Em relação ao exame de mérito e formalização final do convênio, tanto a Comissão de Orçamento e Patrimônio (COP) como o reitor aprovaram a sugestão do GT de delegar a competência, respectivamente, às comissões e aos diretores. O grupo também concluiu o protótipo do Portal de Convênios, o sistema informatizado que comportará as novas rotinas, desenvolvido para ser mais simples, intuitivo e amigável ao docente que coordena o projeto, além de permitir a extração de relatórios gerenciais. (Agência USP)